01.01.21

Le cadre juridique du tiers archivage à partir de 2021

Le tiers archivage des archives publiques est depuis 2009 encadré par des textes réglementaires et requiert un agrément :

•    Code du patrimoine : articles L212-4 et R212-19 à R212-31.

•    Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée

 

Modernisation, simplification et déconcentration en 2021

Le processus de délivrance de cet agrément a été modernisé, simplifié et déconcentré par le Décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture. Comme requis pour tout texte applicable aux entreprises, la mesure entre en vigueur après un temps d'adaptation, ici le 1er janvier 2021.
•    Le processus d’agrément pour l’externalisation d’archives publiques « courantes et intermédiaires » profite de la convergence des critères de qualité « AFNOR » avec les pratiques d’évaluation des dossiers d’agréments dégagés depuis 2009.
•    La procédure d’agrément est simplifiée
•    Le processus d’agrément est déconcentré, comme un certain nombre de décisions administratives individuelles du domaine de la culture et du patrimoine, au plus près des territoires. Dans le cas de l’agrément pour l’archivage externalisé, la déconcentration se fait au niveau du directeur des archives départementales, pour le préfet de département.

Ce qui ne change pas :

•    La légitimité des directeurs d'archives départementales à intervenir dans le cadre du contrôle scientifique et technique (CST) de l’Etat sur les archives, prévu par les articles  R212-19 à R212-22, notamment  par d’éventuelles visites de contrôle sur place des documents à externaliser ou externalisés.
•    L’accompagnement des archivistes auprès des producteurs, notamment sur les termes des contrats ou sur la pertinence d’archiver à tel ou tel endroit, notamment en interne ou de façon externalisée, en France ou à l’étranger, en fonction de l’importance et de la sensibilité des archives.

Ce qui disparaît :

•    L’instruction par le SIAF, remplacée par l’audit de certification préalablement à la délivrance de l’agrément par le préfet.
•    Les visites préalables sur site du SIAF (numérique) et des directeurs et directrices des archives départementales (papier) à l’attribution de l’agrément ou aux renouvellements, remplacées par les visites des auditeurs AFNOR certification.
•    L’obligation de localisation sur le territoire national des archives « courantes et intermédiaires » de l'article R212-23 (incompatible en droit avec les règlements européens relatives à la protection générale des données et à la libre circulation des données).
•    En aval de l’agrément, la procédure d’externalisation elle-même est modifiée puisque les services producteurs n’ont plus obligation de transmettre les projets de contrat d’externalisation à la personne chargée du CST avant signature.

Ce qui est simplifié

•    Le dossier d’agrément (R212-25-27) qui ne doublonne plus le dossier de certification pour les tiers archiveurs certifiés : il se compose de la lettre de demande, des statuts de la société et du certificat en cours de validité.
•    Le processus de tiers archivage :  il est mis fin à la transmission pour visa au directeur ou directrice des archives départementales, ou à la Mission des archives en ministère, des projets de contrats avec délai obligatoire d'un mois (R212-21).

Comment se passe l’agrément en 2020 ?

•    Pas d’interruption : le SIAF continue à délivrer des agréments de 3 ans (numérique) ou 5 ans (papier) par site, avec un examen simplifié du dossier pour les entreprises disposant déjà des certifications NF 461 et/ou NF 342.
•    Les agréments en vigueur se poursuivent jusqu’à leur expiration, avec un renouvellement selon la nouvelle procédure après le premier janvier 2021.

À partir du premier janvier 2021

•    Une société de tiers archivage demande un agrément (ou le renouvellement d’un agrément avant son expiration) pour un ou plusieurs sites, certifiés NF 461 (numérique) ou NF 342 (papier).
•    La demande est adressée au préfet du département où siège la société, ou au préfet de police de Paris pour les sociétés ayant leur siège à Paris (ou, cas un peu théorique, pour les entreprises internationales n’ayant pas de filiale avec une adresse française).La demande est alors transmis au directeur ou directrice des archives départementales concerné, qui vérifie l’existence d’un certificat à usage commercial en cours de validité, et propose au préfet un arrêté agréant la société à conserver des archives publiques « courantes et intermédaires » dans les locaux de conservation des sites mentionnés sur le certificat.
•    L’agrément est valable tant que le certificat est renouvelé, c’est-à-dire tant que l’entreprise souhaite poursuivre son activité de tiers archivage public et que les audits de certification ne révèlent pas une non-conformité empêchant la prolongation du certificat.
•    Une société pourra néanmoins demander lors d’un renouvellement de certification l’ajout d’un nouveau site ou bâtiment, auquel cas une nouvelle demande sera adressée au préfet compétent, pour ajouter le nouveau site à la liste des sites pouvant recevoir des archives publiques externalisées.
•    Si une société ne renouvelle pas la certification d’un site (par choix ou en anticipant une non-conformité empêchant le renouvellement de la certification), sa sortie du périmètre des sites certifiés pour une société entraîne l’arrêt de la possibilité d’y externaliser des archives publiques.
•    Le SIAF continuera à mettre à jour sur FranceArchives une page sur la réglementation et les modalités d’agréments, incluant comme aujourd’hui la liste des prestataires agréés.

Points complémentaires

•    L’autorité attributaire de l’agrément reste comme aujourd’hui en capacité de suspendre l’agrément (plus de nouveau dépôt d’archives publique autorisé) ou de l’annuler.
•    La norme NF42-013 nouvelle version sur l’archivage numérique sera publiée par l’AFNOR en septembre 2020. Elle sera la base d’un nouveau référentiel de certification NF 461, déjà en cours de rédaction, qui deviendra la référence pour la délivrance de l’agrément pour le tiers archivage numérique.
•    La norme NF 40-350 est en cours de refonte. Lorsqu’elle paraîtra, un nouveau référentiel de certification NF 342 sera créé et deviendra la référence pour la délivrance de l’agrément pour le tiers archivage papier.

Source : francearchives.fr