Gérer ses flux documentaires et Manager ses archives est un métier !
ACSG met à votre disposition son savoir-faire basé sur une expérience de nombreuses années en tant qu’expert des métiers de l’archivage.
Après une analyse concertée, ACSG pourra vous proposer le système de gestion d’archives en adéquation avec vos besoins.
D’une externalisation complète de vos archives à une mise à disposition au sein de votre organisation de personnel réellement qualifié, toutes les possibilités vous sont offertes.
Toutes ces solutions permettent un accès rapide à vos documents et représentent un double avantage en termes de coût et de traçabilité.
ACSG vous permet de vous recentrer sur votre cœur de métier !
Archives d'entreprises
Archives sous forme de dossier papier.
Les entreprises, comme tous les autres organismes du secteur privé ont plusieurs raisons ou obligations de conserver des archives :
- des raisons utilitaires (liées à la pérennité et efficience de leurs activités ou à une certification volontaire (écolabels, écosociolabels) impliquant la conservation d'archives) ;
- des obligations légales ; le droit positif oblige les entreprises à conserver certains types de document pendant une durée donnée (en France, c'est le cas de certaines dispositions du code de commerce), soit parce qu'il leur faut, en cas de procès ou de contrôle, pouvoir prouver qu'elles ont fait ou dit ce qu'elles devaient au moment où elles le devaient ;
- rarement, un musée interne ou un service d'archives historiques, confié à des archivistes de métier est créé et ouvert à des chercheurs extérieurs à l'entreprise, avec des préoccupations d'image de l'entreprise ou culturelles et patrimoniales. Quelques grandes banques et grands groupes industriels ont cette démarche. De plus en plus, des services d'archives publics recueillent des archives d'entreprises.
Une part importante des sources de l'histoire de l'économie se trouve donc dans ces services dont le plus connu en France est les Archives nationales du monde du travail. En Belgique, plusieurs associations collaborent avec les archives publiques à la sauvegarde des archives d'entreprises, parmi lesquelles l'Association pour la valorisation des archives d'entreprises qui propose une série d'inventaires importants en ligne.
Les archives sont généralement purement utilitaires et conservées seulement aussi longtemps qu'elles sont des archives courantes ou intermédiaires, avant leur destruction une fois échue leur durée d'utilité administrative ou juridique. Leur gestion est confiée à des services de logistique interne, éventuellement renforcés par des sous-traitants externes, où elle est confondue avec des activités de documentation. Dans le meilleur des cas, cette gestion est rationalisée par des procédures de records management qui encadrent dès l'origine la production des documents, évitent les doublons et les destructions inconsidérées et assurent la traçabilité des documents durant leur durée de vie.
A partir de cette définition on comprend pourquoi l’archivage est une méthode rigoureuse et appliquée. L’archivage répond à des règles précises avec un plan d’archivage et des outils permettant de retrouver un document efficacement et rapidement.
Le secteur d’activité de l’entreprise ou de la profession cliente va lui aussi déterminer des spécificités et un mode de classement c’est pourquoi nos prestations sont effectuées par une équipe d’archivistes spécialisés et formés tout au long de leur parcours chez ACSG.
Nos archivistes sont qualifiés et spécialisés dans les opérations d’archivage et nous travaillons avec des organismes de formation reconnus dans les techniques d’archivage et de gestion afin de pouvoir mettre à disposition de nos clients notamment pour les missions en régie le personnel le plus performant possible.
Le personnel est tenu au secret professionnel et signe un engagement de confidentialité strict notamment pour le traitement de données personnelles (RGPD).
Notre clientèle est composée de : mandataires et administrateurs judiciaires, cabinet d’expertise comptables, cabinet d’avocats, centre de recherches, pme-pmi, centre de santé, groupes industriels internationaux, architectes…